Comment comptabiliser l’achat de café destiné au personnel dans votre restaurant ou entreprise??
juillet 16, 2025
Dans de nombreux établissements, la mise à disposition du café pour le personnel est une pratique courante qui contribue au confort au travail. Cet usage implique des obligations comptables spécifiques : TVA, plan comptable, amortissement éventuel de la machine… Voici un guide complet pour clarifier ces points.
- Pourquoi acheter du café pour le personnel ?
- Obligations sociales et cadre légal
- Achat de café : quelle écriture comptable ?
- Et si vous offrez le café aux clients ?
- La machine à café : immobilisation ou charge ?
- TVA : récupération et précautions
- Comment distinguer les usages ?
- Exemple pratique : un restaurant avec machine à capsules
Pourquoi acheter du café pour le personnel ?
Offrir du café participe à la qualité de vie au travail et à la convivialité. L’article L3121-33 du Code du travail prévoit qu’un employeur doit aménager un espace de pause dès lors que les conditions de travail le justifient.
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, un local de restauration est obligatoire, et la présence d’une machine à café est souvent considérée comme un aménagement complémentaire apprécié. (service-public.fr – Local de restauration)
En restauration, proposer un café gratuit au personnel pendant ou après le service est très fréquent. Cependant, ces consommations ne relèvent pas de la même logique que le café servi à un client : il s’agit d’une charge d’exploitation interne.
Obligations sociales et cadre légal
L’article R4228-19 du Code du travail impose que les salariés puissent se restaurer dans des conditions décentes. Si vous êtes plus de 25 salariés, la mise à disposition d’un réfrigérateur, d’un micro-ondes et d’un point d’eau potable est obligatoire, mais pas celle d’une machine à café. Néanmoins, cette dernière est considérée comme un équipement de confort, encouragé pour renforcer le bien-être au travail.
(Source : service-public.fr – Local de restauration)
Achat de café : quelle écriture comptable ?
Selon le Plan Comptable Général et comme l’explique le site Atelier Braam, l’achat du café destiné au personnel est enregistré ainsi :
- 6063 – Fournitures d’entretien et de petit équipement (on peut aussi utiliser 6064 si vous regroupez consommables et petits équipements)
- 44566 – TVA déductible sur autres biens et services
- 401 – Fournisseurs
💡 Important : la TVA applicable est de 5,5 % (denrées alimentaires), récupérable sous réserve que le café ne soit pas destiné à être revendu.
(Source : bofip.impots.gouv.fr – BOI-TVA-LIQ-30-10-10)
Et si vous offrez le café aux clients ?
Dès lors que le café est offert aux clients (par exemple, café d’accueil ou en fin de repas), il est considéré comme un geste commercial. Vous pouvez alors l’enregistrer comme frais de réception ou charges commerciales, en compte 6234 – Cadeaux à la clientèle.
Dans ce cas, la TVA récupérable peut être contestée si elle est jugée constituer une libéralité sans justification. Il est donc conseillé de distinguer clairement les achats destinés au personnel et ceux destinés aux clients, et de conserver les justificatifs.
La machine à café : immobilisation ou charge ?
Si vous avez investi dans une machine, sa comptabilisation dépend de sa valeur :
- Moins de 500 € HT : elle peut être passée directement en charge au compte 6063.
- Plus de 500 € HT : elle doit être immobilisée au compte 2183 – Matériel de bureau et matériel informatique.
TVA : récupération et précautions
La TVA sur l’achat de café est récupérable si elle est affectée à l’usage interne de l’entreprise. Cela suppose que :
- Le café est destiné aux salariés.
- Vous conservez les factures.
- Le café ne constitue pas un avantage en nature à déclarer sur le bulletin de paie (ce n’est pas obligatoire pour un usage raisonnable).
En cas de contrôle fiscal, il peut vous être demandé de justifier la destination de ces consommations.
(Source : service-public.fr – Déduction de TVA)
Comment distinguer les usages
En pratique, pour éviter toute confusion :
- Tenez un registre séparé si une partie des consommations est offerte aux clients.
- Préférez des factures distinctes par destination.
Si le café est consommé par des tiers (clients, partenaires), précisez-le dans la comptabilité analytique.
Exemple pratique : un restaurant avec machine à capsules
Situation :
Vous avez acheté une machine à café à 600 € HT et des capsules mensuelles pour 150 € HT.
- La machine est immobilisée en 2183.
- Les capsules sont passées en charge en 6063.
La TVA est déductible (5,5 % sur les capsules, 20 % sur la machine).
Vous amortissez la machine sur 4 ans.
Conclusion
La mise à disposition de café pour votre personnel participe au bien-être collectif et s’inscrit dans le respect du cadre légal en matière de conditions de travail. Toutefois, cette pratique implique des obligations comptables et fiscales précises : tenue de justificatifs, distinction des usages, récupération de TVA et, le cas échéant, immobilisation de la machine. En respectant ces règles et en documentant chaque achat, vous sécurisez votre gestion et démontrez la transparence de vos pratiques en cas de contrôle.
