Logiciel de caisse sécurisé : ce que les restaurateurs doivent savoir en 2026
mars 6, 2026
Parmi ces mesures : l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé pour les professionnels qui encaissent des paiements de particuliers.
Cette règle concerne directement de nombreux restaurateurs, qui utilisent quotidiennement des systèmes de caisse pour enregistrer les paiements de leurs clients.
Dans cet article, nous faisons le point, simplement et concrètement, sur qui est concerné, quelles sont les obligations et quels documents doivent être conservés.
Contenu de l'article
- Pourquoi l’administration impose des logiciels de caisse sécurisés ?
- Qui est concerné par l’obligation ?
- Faut-il obligatoirement utiliser un logiciel de caisse ?
- Quels logiciels sont concernés ?
- Quels justificatifs faut-il conserver ?
- Dans quels cas l’administration peut-elle demander ces documents ?
- Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
- Nos conseils Evolve food
Pourquoi l’administration impose des logiciels de caisse sécurisés ?
Les logiciels de caisse doivent désormais respecter quatre principes fondamentaux :
- Inaltérabilité des données : les informations enregistrées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées sans trace.
- Sécurisation : les données doivent être protégées contre toute manipulation frauduleuse.
- Conservation : les données doivent être conservées pendant une durée définie.
- Archivage : les informations doivent pouvoir être archivées de manière sécurisée.
Qui est concerné par l’obligation ?
L’obligation concerne principalement les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des ventes auprès de particuliers.
C’est donc le cas de la grande majorité des restaurants, bars, cafés, boulangeries ou commerces alimentaires.
En revanche, certains professionnels ne sont pas concernés :
- les entreprises non soumises à la TVA (franchise en base ou exonération) ;
- les entreprises qui travaillent exclusivement avec des clients professionnels (B2B).
Pour les restaurateurs, la règle est donc claire : si vous encaissez des particuliers et utilisez un logiciel de caisse, celui-ci doit être sécurisé.
Faut-il obligatoirement utiliser un logiciel de caisse ?
En revanche, dès qu’un professionnel utilise un logiciel ou un système de caisse, celui-ci doit impérativement respecter les règles de sécurisation. Cette obligation concerne tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement :
- espèces
- carte bancaire
- chèques
- paiements mobiles
Quels logiciels sont concernés ?
Elle vise tous les logiciels qui possèdent une fonctionnalité de caisse, notamment :
- les logiciels de caisse pour restaurants
- les solutions de gestion intégrant l’encaissement
- certains logiciels de facturation ou de gestion commerciale
- enregistre un paiement
- génère ensuite une écriture comptable en mode brouillard (modifiable avant validation)
Quels justificatifs faut-il conserver ?
Pour prouver la conformité de son logiciel, l’entreprise doit être en mesure de présenter l’un des deux documents suivants :
- un certificat délivré par un organisme accrédité,
ou - une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel, conforme au modèle de l’administration.
La loi de finances pour 2026 a réintroduit la possibilité pour les éditeurs de logiciels d’auto-certifier leurs solutions via une attestation officielle confirmant que le logiciel respecte les quatre exigences :
- inaltérabilité
- sécurisation
- conservation
- archivage des données
Un point essentiel : l’attestation doit correspondre à la version du logiciel utilisée.
Dans quels cas l’administration peut-elle demander ces documents ?
L’administration fiscale peut demander ces justificatifs dans plusieurs situations :
- lors d’une vérification de comptabilité
- lors d’un contrôle inopiné dans les locaux de l’entreprise
Ces contrôles peuvent être réalisés directement dans votre restaurant par les agents de l’administration fiscale, dans un cadre réglementé.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
L’absence de certificat ou d’attestation entraîne : une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme L’entreprise dispose ensuite d’un délai de 60 jours pour régulariser la situation. Pour les restaurateurs, il est donc essentiel de vérifier que leur fournisseur de caisse est bien en conformité.
Nos conseils Evolve food
Dans la restauration, le logiciel de caisse est le cœur de votre organisation : encaissements, suivi des ventes, gestion des équipes ou encore analyse des performances.
Avant de choisir ou de mettre à jour votre système, vérifiez toujours :
- que votre éditeur fournit bien l’attestation fiscale
- que la version du logiciel utilisée est couverte par ce document
- que vous conservez cette attestation en cas de contrôle
Si vous avez un doute, n’hésitez pas à en parler avec votre expert-comptable. Une simple vérification peut éviter une sanction coûteuse.
Besoin d’accompagnement sur la facturation électronique qui arrive ? Nos experts spécialisés en restauration sont à l’écoute pour répondre à vos questions.
